منظمة الصحة العالمية تنتدب اعوان من تونس برواتب ممتازة

 

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

The objective of the department of Operational Support and Services is to ensure high quality, relevant, consistent and responsive services in the area of management and administration to all programmes and staff in headquarters, and to all regions and offices of WHO. To promote an efficient and collaborative customer-oriented working environment that achieves results. The Global Conference and Training Centre (GCT), manages and supports the planning and implementation of delivery of support services related to duty travel and meeting organization and management.

DESCRIPTION OF DUTIES

Under the supervision of the Team lead Global Travel and in consultation with the Head of the Global Conference and Training Centre, the incumbent provides support and advice to WHO staff and managers on designated areas of work, and as required. The duties and responsibilities include:

1. Management, supervision and guidance of the Travel Quality/Compliance Team , to ensure timely and accurate approval of Travel Requests for HQ and Regions in accordance with the Travel Policy and agreed Processes;

2. Ensure timely management and reconciliation of the Travel Agent Invoices according to agreed process and within the agreed service level agreement (SLA);

3. Ensure timely review and approval of requests for exceptions to WHO Duty Travel Policy and Processes;

4. Ensure provision of helpdesk support for the WHO Preferred Hotel Programme (PHP) - providing advice and guidance to WHO staff and managers and following up with hotels for clarification and/or corrective action as necessary;

5. Coordinate the development, maintenance and updating of the GCT web site in consultation with the Head of the GCT and other GCT staff;

6. Constant monitoring and analysis of the operating environment, quick adjustment of the operations, advice on legal considerations and risk assessment;

7. Work planning, financial management, staff and operations management:--> Provide GCT office management with sound advice, and focused reports on options and methods for attainment of programme objectives; --> Further develop and maintain statistics and reporting of GCT activities;--> Ensure consistent delivery of all administrative services to WHO staff;--> Develop GCT marketing material;--> Ensure GCT compliance with corporate human resources policies--> Oversee recruitment processes particularly for short term appointments and providing advise based on experience with the local labor market--> Facilitate efficient programme delivery;

8. Support to management of GCT operations and general administration, and cover for the Head of GCT and/or the Administrative Services Officer in charge of meeting administration as and when requested/required;Any other related duties as requested by the supervisor.

أهداف البرنامج

يتمثل هدف إدارة الدعم التشغيلي والخدمات في ضمان خدمات عالية الجودة وذات صلة ومتسقة وسريعة الاستجابة في مجال التنظيم والإدارة لجميع البرامج والموظفين في المقر الرئيسي ، وإلى جميع أقاليم ومكاتب منظمة الصحة العالمية. لتعزيز بيئة عمل فعالة وتعاونية موجهة نحو العملاء تحقق النتائج. يدير المركز العالمي للمؤتمرات والتدريب (GCT) ويدعم تخطيط وتنفيذ تقديم خدمات الدعم المتعلقة بالسفر في مهام رسمية وتنظيم الاجتماعات وإدارتها.

 

وصف الواجبات

تحت إشراف فريق Global Travel بقيادة الفريق وبالتشاور مع رئيس المركز العالمي للمؤتمرات والتدريب ، يقدم شاغل الوظيفة الدعم والمشورة لموظفي منظمة الصحة العالمية والمديرين في مجالات العمل المحددة ، وحسب الاقتضاء. تشمل الواجبات والمسؤوليات ما يلي:

 

1. الإدارة والإشراف والتوجيه لفريق جودة السفر / الامتثال ، لضمان الموافقة في الوقت المناسب وبدقة على طلبات السفر للمقر الرئيسي والمناطق وفقًا لسياسة السفر والعمليات المتفق عليها ؛

 

2. ضمان إدارة وتسوية فواتير وكيل السفر في الوقت المناسب وفقًا للعملية المتفق عليها وضمن اتفاقية مستوى الخدمة المتفق عليها (SLA) ؛

 

3. ضمان المراجعة والموافقة في الوقت المناسب على طلبات الاستثناءات من سياسة وإجراءات السفر في مهام منظمة الصحة العالمية ؛

 

4. ضمان تقديم الدعم من مكتب المساعدة لبرنامج منظمة الصحة العالمية للفنادق المفضلة (PHP) - تقديم المشورة والتوجيه لموظفي منظمة الصحة العالمية والمديرين والمتابعة مع الفنادق للتوضيح و / أو الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة ؛

 

5. تنسيق تطوير وصيانة وتحديث موقع الويب الخاص بـ GCT بالتشاور مع رئيس GCT وموظفي GCT الآخرين ؛

 

6. المراقبة والتحليل المستمر لبيئة التشغيل ، والتعديل السريع للعمليات ، وتقديم المشورة بشأن الاعتبارات القانونية وتقييم المخاطر.

 

7. تخطيط العمل والإدارة المالية والموظفين وإدارة العمليات: -> تزويد إدارة مكتب GCT بالنصائح السليمة والتقارير المركزة حول الخيارات والأساليب لتحقيق أهداف البرنامج. -> تطوير الإحصاءات والإبلاغ عن أنشطة GCT بشكل أكبر والمحافظة عليها ؛ -> ضمان التسليم المتسق لجميع الخدمات الإدارية لموظفي منظمة الصحة العالمية ؛ -> تطوير مواد تسويقية لـ GCT ؛ -> ضمان امتثال GCT لسياسات الموارد البشرية للشركة -> الإشراف على عمليات التوظيف خاصة للتعيينات قصيرة الأجل وتقديم المشورة بناءً على الخبرة مع سوق العمل المحلي -> تسهيل تقديم البرنامج بكفاءة ؛

 

8. دعم إدارة عمليات GCT والإدارة العامة ، وتغطية لرئيس GCT و / أو مسؤول الخدمات الإدارية المسؤول عن إدارة الاجتماعات عند الطلب / عند الاقتضاء ؛ أي واجبات أخرى ذات صلة حسب طلب المشرف.

التسجيل